Tahun ini, masih dengan pandemi Covid-19 yang belum berkesudahan, dan kegiatan belajar-pembelajaran, kegiatan rutinan di kampus, dan juga kegiatan PkM yang tiap tahunnya pasti ada tetap harus dilaksanakan. Masih sama dengan tahun lalu, tim kami masih terdiri dari Bu Laras, Bu Vivin, Bu Vivi, Bu Mentari, Bu Farida, dan tiga (3) mahasiswa yang membantu kami, Naufal, Widiareta, dan Nabilah. Tim kami yang berasal dari Jurusan Teknologi Informasi (JTI) Politeknik Negeri Malang (Polinema) memutuskan untuk menawarkan ide kami ke salah satu mitra yang sudah tahunan membantu kami dalam urusan perut jika ada kegiatan di jurusan. Panti Asuhan Putri Aisyiyah Malang, dikenal juga dengan sebutan PAP-A adalah mitra kami di PkM tahun ini. PAP-A ini memiliki usaha catering yang menyediakan jasa catering dengan pilihan nasi kotak, nasi tumpeng, prasmanan, juga aneka kue basah, juga beragam pilihan kue-kue untuk oleh-oleh.
Katering ini sudah dijalankan cukup lama dan pencatatan pemesanan olah admin biasa dilakukan dengan menggunakan buku dan kertas, sementara untuk bukti pembayaran masih dilakukan dengan nota fisik. Karena pencatatan pemesanan masih dilakukan secara manual dan bergantung pada kertas, maka ada kalanya terjadi kesalahan antara lain kesalahan penulisan tanggal pengiriman pemesanan, kesulitan penelusuran pemesanan baik yang sudah ataupun belum dilakukan, nota bukti pembayaran juga yang rawan hilang, juga dibutuhkannya notifikasi mengenai pesanan yang sudah mendekati tanggal pengiriman. Berdasarkan permasalahan tersebut diatas tim Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) kami bermaksud membangun sistem informasi manajemen pemesanan yang nantinya diharapkan dapat membantu permasalahan yang ada.
Sistem informasi yang dibangun ini berbasiskan web yang akan memudahkan pengembang untuk menambahkan fitur yang dibutuhkan lebih lanjut sesuai kebutuhan Mitra sehingga pada akhirnya akan mampu membantu meringankan pencatatan pemesanan catering PAP-A yang sebelumnya manual dan memiliki banyak keterbatasan. Kami menawarkan ide ini pada awal Januari 2021 lalu dan disambut dengan baik oleh ibu-ibu pengurus Panti, Bu Aning dan Bu Pri yang pada saat itu menyambut kami. Setelah melakukan observasi dan wawancara pendek dengan beliau berdua akhirnya kami mendapatkan gambaran global apa yang dibutuhkan oleh catering PAP-A untuk sistem informasi manajemen pemesanan catering mereka.
Alhamdulillah, setelah melalui proses pengembangan sistem maka Agustus lalu kami berhasil menyerahkan buah karya kami semua kepada mitra kami, Panti Asuhan Putri Aisyiyah Malang (PAP-A), dan langsung diujicobakan. Disambut oleh Bu Pri dan beberapa admin dan pengelola catering PAP-A, kami dengan bantuan mahasiswa yang bekerja bersama kami, mencobakan sistem informasi manajemen pemesanan catering. Hearing Bu Pri’s commented on our work saying, “Wah ini lebih lengkap dari harapan kami,” adalah hadiah paling indah di sore itu. Pada akhirnya kerja keras kami terbayarkan. Mitra telah memastikan bahwa semua fitur yang kami tawarkan dalam sistem sesuai dengan kebutuhan, dan dapat digunakan dengan baik sesuai dengan fungsinya.
Terima kasih Tim PkM Sistem Informasi Manajemen Usaha Pemesan Catering PAP-A atas kerja sama dan kerja kerasnya. You rock! Kalian batu! Masih pandemi, jaga kesehatan dan kewarasan. Let’s hoping we’re gonna have all rainbows and unicorns ahead.
